Как происходит расчет в команде фрилансеров. Роль бизнес-менеджера в агентстве

Удаленная работа прежде всего экономит время и деньги для работодателей и специалистов. Поэтому все чаще профессионалы и заинтересованные бизнесмены встречаются на биржах фриланса. У новичка в этой сфере могут возникнуть вопросы: где и как подобрать ответственных удаленщиков, как составить техническое задание, с помощью каких инструментов контролировать качество работы. В этой статье я разобрал по пунктам все, что необходимо для создания эффективной команды.

Поиск фрилансеров

Предположим, для проекта необходима полноценная команда:

программисты;
дизайнеры;
служба поддержки;
копирайтеры и контент-маркетологи;
специалисты по SEO и PPC.

Вначале сформируйте основные критерии, по которым будете отбирать кандидатов:

опыт работы;
желаемый график работы и дедлайны;
каналы связи со специалистом;
бюджет.

Например, если вы хотите запустить круглосуточную службу поддержки, при поиске фрилансера придется учитывать часовой пояс. После этого потребуется настроить телефонию и call tracking для отслеживания качества работы. Заблаговременно определите, сколько вы готовы выделить на службу поддержки, чтобы не превысить рамки бюджета.

Сайты для поиска дизайнеров

На главной странице Behance выставлены лучшие проекты. Если вам приглянулся какой-нибудь проект, кликните по фотографии.

Другую интересную тактику поиска наиболее дизайнеров предлагает Dribbble . Ресурс представляет собой международный каталог дизайнеров. Здесь также можно просто оставить вакансию или нанять скаута, который будет находить наиболее подходящих соискателей под ваш конкретный проект. Такая услуга стоит $199/месяц либо $99/месяц при оплате годового тарифа.

Dizkon предлагает найти дизайнера с помощью тендерного конкурс. Этот вариант подойдет далеко не всем, так как не гарантирует долгосрочного сотрудничества. Суть в следующем:

заказчик регистрирует конкурс на лучший дизайн;
приз победителю также назначает заказчик;
исполнители присылают свои варианты работ;
заказчик выбирает победителя.

Загвоздка в том, что победитель может отказаться сотрудничать.

Биржи программистов

Фрилансим — одна из наиболее популярная биржа для поиска удаленных программистов. Ресурс от создателей Хабрахабра отличается фирменным стилем и простотой в использовании. Здесь заказчик бесплатно размещает вакансии, а фрилансеру необходимо платить для отклика. Таким образом откликаются только высококвалифицированные исполнители, которые на 100% уверены в своих силах.

Kadrof.ru — классическая биржа для широкого круга специалистов. Здесь можно оставить заказ на интеграцию 1С, внесение правок на сайт, создание бота для Telegram или настройку роутера. Множество мелких и больших заказов привлекают широкую аудиторию фрилансеров.

Фриланс-биржи для копирайтеров

Технические писатели находят подработку на трех самых крупных платформах для удаленного копирайтинга в Рунете. Мы имеем в виду etxt.ru , text.ru и Advego . Их совокупный трафик — 10-11 миллионов уникальных посещений в месяц. Поэтому найти достойного автора текстов для вашего проекта на просторах этих бирж — просто вопрос времени.

Ресурс text.ru набрал популярность среди копирайтеров и как место поиска заказчиков, и как онлайн-сервис для проверки текста на уникальность. Заказчикам также удобно сразу «на месте» проверить качество работы исполнителя.

Для составления заказа необходимо кликнуть на кнопку «Заказать копирайтинг» на главной. Вы попадете на страницу «Добавить новый заказ». Внизу присутствует шаблон для составления технического задания.

Обратите внимание на систему выбора исполнителя. Чтобы самостоятельно выбрать копирайтера, кликните на чекбокс «Ручной (Собирать отклики)». Далее определитесь с тем, какого уровня технические писатели вам необходимы. Профессиональные копирайтеры обладают уровнем «Абитуриент» и выше.

Advego похожа text.ru — здесь также присутствует авторская программа проверки уникальности текста. Так называемый «Advego Plagiatus» лучше всего скачать, так как десктопная версия позволяет проводить более глубокую проверку.

Универсальные биржи удаленщиков

На универсальных биржах собираются фрилансеры разных специальностей. В первую очередь хочется отметить Upwork . Этот ресурс увидел свет в 2015 году в результате слияния двух крупных бирж oDesk и Elance. В результате появился один из крупнейших сайтов, объединяющий бизнесменов и фрилансеров по всему миру.

На платформе заказчики общаются с исполнителями, обмениваются файлами и оплачивают заказы.

Upwork существует за счет комиссии с каждого платежа, проведенного в системе. Она составляет от 5% до 20%, в зависимости от количества переведенных средств каждому конкретному исполнителю. Пока исполнитель не заработает первые $500, комиссия составляет 20%. От $500 до $10 000 она уменьшается до 10%, свыше — до 5%.

На первых этапах сотрудничества ограничьте время, которое кандидат получает для работы. Например, 5 часов в неделю покажет, насколько серьезно потенциальный сотрудник относится к своим обязанностям.

Другая интересная биржа — fl.ru . Трафик монетизируется и за счет 12-15% комиссии от бюджета задания, и за счет PRO-аккаунтов, которые приобретают фрилансеры. Для бесплатных аккаунтов существуют ограничения на количество откликов, возможность создавать качественное портфолио, доступ к премиум-заказам.

Составление технического задания

Техническое задание (ТЗ) — самая важная составляющая качественно выполненной работы. От него зависит:

время, потраченное фрилансером на выполнение задания;
финансовые затраты заказчика;
количество правок.

Чтобы минимизировать все эти показатели, серьезно отнеситесь к составлению ТЗ. В зависимости от того, кем является исполнитель, в задании будут присутствовать специфические указания. Так, например, для копирайтера это ключевые слова и размер текста, когда для дизайнера — цветовая палитра и размер иллюстраций.

Однако остается неизменной основная часть:

рассказ о компании, ее миссии и тактических целях;
представление целевой аудитории;
определение цели задания (к чему должен привести продукт, созданных фрилансером);
удачные примеры конкурентов, которые аналогичны заданию заказчика.

Подробно о составлении техзадания читайте в статьях «Как составить техзадание и донести суть исполнителю» и «Как не надо составлять техзадание для дизайнера» (там даже есть полезный докс с чек-листом).

Контроль исполнения

У удаленной команды уйма преимуществ. Однако многие работодатели жалуются на существенный недостаток — невозможность проконтролировать качество выполняемой работы на всех этапах. Один фрилансер выполнит задание качественно и в срок, от другого же останутся только обещания. Такие ситуации чреваты серьезными убытками.

Чтобы проследить, насколько ответственно удаленщик относится к проекту, попробуйте тайм-трекер . Такая программа проводит полный хронометраж рабочего времени фрилансера:

определяет, сколько времени потрачено на каждое задание;
определяет еженедельную продуктивность;
собирает скриншоты экрана исполнителя;
высылает напоминания, если фрилансер некоторое время бездействует.

С помощью этого приложения работодатель получает полный срез продуктивности сотрудников. Например, на скриншоте ниже показано, сколько времени отработал каждый сотрудник за неделю.

Здесь вы сможете увидеть на какие именно задачи сотрудник тратил свое время. Это поможет определить, правильно ли подчиненный расставляет приоритеты в своей работе.

Бывает так, что сотрудник слишком много времени тратит на проверку почты или переговоры с другими коллегами. Выясните, насколько это целесообразно и как можно это время оптимизировать.

Напоминания стимулируют сотрудников работать продуктивнее — обычно подчиненному становится стыдно бездельничать после такого сообщения.

В контроле качества работы сотрудников ключевую роль играют скриншоты. Конечно, нет смысла просматривать все снимки экрана подчиненных. Однако этот функционал помогает, если фрилансер срывает дедлайны и недобросовестно исполняет задания.

Например, тот же копирайтер может вместо авторской статьи выдать низкокачественный рерайт. Проверка уникальности статьи вместе со скриншотами экрана поможет вывести автора на чистую воду.

Предположим, вы уже выбрали платформу, с помощью которой ставите задачи и отслеживаете их исполнение. Чтобы определить и повысить уровень продуктивности рабочего времени, интегрируйте используемую платформу в трекер. Это может быть Basecamp, Asana, Freshdesk, Google Apps, Jira, Podio, Todolist или любая другая из списка доступных интеграций. У Time Doctor, например, существует полноценный инструмент, который поможет не распылять внимание между разными приложениями.

Также при выборе тайм-трекера обращайте внимание на такие опции:

отслеживание местоположения сотрудника через GPS;
выявление программ, которые направлены на обман тайм-трекеров;
способность определить активность мышки и клавиатуры.

Итоги

Ключевой момент в работе с удаленщиками — гибкость и креативность собранной команды. Сотрудники могут жить в разных часовых поясах, быть носителями разных культур со своим уникальным опытом. Так что собрать продуктивную команду фрилансеров — дело хлопотное, но отнюдь не невозможное. Что для этого необходимо:

Найти достойных фрилансеров с помощью бирж и специальных сайтов.
Нанять удаленных сотрудников.
Составлять и проверять технические задания.
Контролировать качество и продуктивность работы команды.

Если у вас есть что добавить к указанным в статье ссылкам, пишите в комментарии. Обсудим создание фриланс-команды мечты:)

Я руковожу дизайн-студией и уже 4 года регулярно ищу и работаю с фрилансерами. Со многими - на регулярной основе.

Удаленный сотрудник дает большую свободу: всегда можно выбрать исполнителя под конкретный проект в соответствии с его навыками, сократить или расширить штат.

В статье расскажу, как я ищу фрилансеров.

Где ищу фрилансеров

Я всегда в поиске. Размещаю вакансии на специализированных порталах и иногда пользуюсь биржами фриланса для разовых работ. Порталы с вакансиями я начала использовать после того, как однажды разместила объявление о поиске штатного сотрудника, а получила большое количество ответов от фрилансеров.

Есть еще один канал поиска - портфолио в социальных сетях и на отраслевых порталах. Так я ищу фотографов в свои проекты.

Люблю работать с признанными специалистами, построившими свой личный бренд. Я сама вдохновляюсь их работами, слежу за выступлениями на профессиональных конференциях. Это тот уровень работ, к которому я стремлюсь. Но есть и свои минусы - к сожалению, в современном мире популярность не всегда гарантирует реальную экспертность. Кроме того, со «звездами» бывает сложно работать - у них уже есть сложившееся видение, свой почерк. Если оно не совпадает с вашим, конфликтов не избежать. Вы постоянно будете недовольны результатом работы.

Как отбираю

Важно изначально составить требования к нужному специалисту. Для этого нужно сначала лично разобраться в теме, пусть и поверхностно. И только потом искать исполнителя. Мне очень легко искать дизайнеров, так как я сама дизайнер. А вот в выборе технических специальностей я могу и потеряться.

Первым делом я тщательно знакомлюсь с портфолио. Для меня главный критерий - наличие вкуса. Дело осложняется тем, что мне нужен очень узкий сегмент специалистов (дизайнеры фотокниг), а на объявления откликаются все подряд. Уже на этом этапе происходит огромный отсев, остается не более 5%.

Это те люди, которые работают не один год, постоянно обучаются, отслеживают тенденции рынка и показывают высокий результат. Для заказчика опыт - это уже своего рода гарантия. Как минимум, это не студент, который хочет подработать, а человек, любящий свое дело.

На резюме смотрю бегло, главное - кейсы. Порой вижу запись о работе в известной компании, но при этом портфолио говорит о дилетантстве. Сотрудник мог там быть, скажем, менеджером, а не дизайнером. В творческих профессиях резюме показывает жизненный опыт и не является критерием отбора. Если к отклику на объявление фрилансер не приложит портфолио - я даже не отвечаю. Для меня это первый «звоночек» о низкой компетенции сотрудника и неорганизованности.

Кому отправляю тестовое задание

Если у фрилансера есть качественное и разнообразное портфолио, то этап с тестовым заданием можно пропустить. Для всех остальных это обязательное условие.

Тестовое задание я даю только тем фрилансерам, с которыми планирую работать долгосрочно. Мне важно понять их чувство вкуса (для дизайнеров) и знание темы (для остальных специалистов). Как правило, задание не оплачивается - расчет на тех людей, кто действительно хочет работать с нами.

Если работа разовая, вместо тестового я прошу прислать мне план работ, чтобы выявить их экспертность. Оцениваю работы лично, с позиции собственного опыта и планируемых задач. Поэтому, прежде чем искать специалиста в новой теме, я изучаю ее в открытых источниках либо прохожу курсы для профессионалов.

Один раз у меня был забавный случай - попался очень настойчивый фрилансер. Его портфолио было довольно низкого качества, но он постоянно писал мне письма с просьбой взять его на работу. В итоге я сдалась, подумав, что с такой мотивацией нужно работать. Постепенно, с помощью практики и коучинга, он набрался опыта и насмотренности. Сейчас фрилансер выполняет основную работу в компании.

Как «тестирую» работу

Первый заказ обкатываем вместе с новым фрилансером на проектах, где нет жестких дедлайнов. Правда, сам сотрудник не должен об этом знать. Так я проверяю не только его навыки, но и способность четко соблюдать сроки. Это своеобразный испытательный срок. По итогам понятно – будем ли мы работать регулярно или он окажется на скамейке запасных, а то и вовсе в черном списке.

Такая система позволяет находить высоко мотивированных, любящих свою работу, профессионалов. Именно такие люди полностью отвечают моим ценностям и требованиям. Да, эти шаги усложняют поиск. Да, количество соискателей сильно сокращается на этапе отбора. Зато остается «золотой» состав, на который можно положиться в самых сложных проектах.

Если вы решили создать собственный бизнес, например, открыв компанию по созданию сайтов, вам совсем не обязательно быть профессионалом и выполнять всю работу самостоятельно, ведь для этого вы можете привлечь сотрудников.

Набор персонала, это ответственный момент, который потребует от вас определенных знаний, ведь вы должны будете раскрыть профессионализм потенциального подчиненного.

Если вы совсем ничего не соображаете в области его деятельности, поищите отзывы о его работе или же потребуйте портфолио .

Привлечения различных фрилансеров

Получив подтверждение его профессионализма, вам будет намного проще определиться с принятием его на работу. Существует несколько способов привлечения различных фрилансеров , для создания персонала собственной компании.

Самый простой и эффективный, это опросить собственных знакомых на наличие связей с тем или иным специалистом, который будет трудиться в вашей компании. Такой способ доступен только опытным интернет – работникам, ведь набрать «полезные» связи не так уж просто.

Второй способ, это поиск необходимых специалистов, на биржах фриланса . Ежедневно, сайты с таким сервисом, получают массу новых пользователей, которые заинтересованы в удаленном заработке.

Преимуществом данного способа является ознакомление с отзывами, получение рекомендаций от предыдущих заказчиков, а так же безопасность получения выполненного заказа за отведенную сумму.

Выступают в качестве посредника и контролируют передачу денег, в обмен на программный или информационный товар, что предоставляет определенные удобства. Так же стоит отметить, что используя биржи, вы сможете сэкономить собственные финансы, т.к. за одну и ту же работу, фрилансеры на биржах берут намного меньшую плату.

Для примера, заказывая сайт у независимого человека, он может назначить сумму в 5-7 тысяч рублей, в то время как выполнит эту деятельность за 2-3 тысячи.

Последний способ самый трудоемкий и предполагает ручной поиск работников. Размещая объявление о вакансии и требованиях к работнику, вы сможете получить грамотного специалиста и в процессе личной беседы, оцените его профессионализм.

Данный способ является самым сложным, т.к. потребует множество времени на проверку потенциального сотрудника, не предоставит вам никаких гарантий и вы не получите отзывы. В любом случае этот способ не стоит «отбрасывать», т.к. на различных форумах можно встретить действительно грамотных людей.

Надеюсь, мы смогли вам объяснить, как собрать команду фрилансеров , необходимых для создания крупной системы заработка. Создать собственный бизнес в интернете, так же как и найти необходимых работников, намного проще, эта тема является актуальной, и некоторые пользователи действительно заинтересованы в создании рабочих мест.

Также вам будет интересно: Агентство на Upwork. Интерфейс и возможности биржи и

Когда стоит создавать агентство?

Наилучший вариант, на мой взгляд, — создавать агентство тогда, когда появляется столько новых проектов от клиентов, на которые не хватает одного фрилансера-исполнителя. При таком подходе сразу отпадает потребность поиска первых клиентов для агентства — можно перетащить старых клиентов. Но нужно быть готовым, что потребуется тратить намного больше времени на работу (организационные моменты), особенно в первое время.

Вариант, когда у вас уже есть команда, но нет проектов, больше похож на модель оффлайн компании как агентства на Upwork .

Еще одна частая причина создания агентства: желание увеличить свой доход/уменьшить количество часов. На мой взгляд, проще добиться этих целей работая в одиночку (при условии хороших навыков в своей профессии).

Если вам захотелось сменить свою деятельность на организационную, то лучше пойти в уже созданное агентство. Практически в любой организации с руками заберут нового менеджера с опытом фрилансера.

Хорошей идеей также будет объединиться с фрилансером из другой области, например, разработчик и дизайнер. Таким образом можно будет делать большие проекты “под ключ”. Но если у агентства будет несколько, могут возникнуть трудности из-за их взаимоотношений, нужно сразу оговорить права, обязанности владельцев и штрафы за их неисполнение между собой.

Откуда взять первых сотрудников?

На мой взгляд, лучше всего стать клиентом на Upwork и таким образом отыскать нужных исполнителей. Но при этом стоит учитывать интересы и клиента и потенциальных сотрудников. Клиенту может не понравится, что работа будет выполнена кем-то другим с вашим руководством, а также публичное разглашение информации о его проекте. Фрилансеры же не все захотят становиться сотрудниками в вашем агентстве, даже если вы сработаетесь. Поэтому этот вариант лучше с ними обговорить до старта контракта.

Что делать, если нет опыта на Upwork или даже вообще во фрилансе, но есть команда?

Совсем без опыта создавать агентство на Upwork не стоит, лучше поработать обычными фрилансерами. Хорошим вариантом также будет устроиться в другие агентства, чтобы прокачать свой профиль. Если у вас есть опыт фриланса только на русскоязычном рынке, то я также советовал бы какое-то время поработать на Upwork, так как модель общения с клиентами и сама биржа достаточно сильно отличается от отечественных.

Сколько человек должно быть в агентстве?

Агентство можно создавать, когда у вас еще нет сотрудников. Хотя бы для того, чтобы лучше в нем разобраться. Да и работать можно только самому, только для того, чтобы набить репутацию агентству.

Максимальное количество сотрудников также не ограничено, для удобства можно разделить их по командам (Teams) внутри агентства.

Сотрудники должны быть самостоятельными внутри агентства, чтобы лично общаться с клиентами. Должны иметь самостоятельный опыт фрилансерства, иначе руководству потребуется вложить много усилий, чтобы сотрудник влился в работу и не было проблем с клиентами.

Навыки “продажи” себя как специалиста не особо важны, так как обычно рейт будет или браться из профиля агентства, или фрилансер всегда может проконсультироваться с руководством, если рейт не устраивает клиента

Также нужен хотя бы минимальный английский язык, для самостоятельного общения.

Отличается ли общение с клиентами между одним фрилансером и агентством?

В целом клиенты адекватно относятся к исполнителям из агентства. Единственным отличием является то,что вам, как главе агентства, придется искать заказы для своих сотрудников до тех пор, пока не появится бизнес-менеджер.

В ленте Upwork часто мелькают подписи у проектов “NO AGENCY”. Но в большинстве случаев подобные клиенты либо имели грустный опыт работы с агентством, либо хотят сэкономить, так что вы вряд ли захотите работать с ними при любых раскладах. На глаз отличить одних от других не просто, но со временем можно научиться.

На мой взгляд — не очень сильно. В целом, я бы все также советовал писать подробные cover letter, а отличие заключается в том, что нужно предложить исполнителя как часть агентства, опровергнуть частые мифы об агентствах на Upwork: агентства стоят дороже фрилансеров одиночек, агентства сложнее контролировать со стороны клиента. Подчеркнуть положительные качества: агентство может быстро заменить исполнителя при форс-мажорных обстоятельствах или просто добавить человеко-часов перед дедлайном; агентство может выполнить работу быстрее, если использовать несколько сотрудников; агентство не пропадет посреди проекта (для агентства репутацию набрать сложнее, чем для обычного фрилансера); агентство может предложить различных сотрудников опытных/дорогих или новичков/дешевых etc.

Роль бизнес-менеджера в агентстве.

Бизнес-менеджер отвечает за поиск заказов. Скорее всего в самом начале этим будет заниматься владелец агентства, а со временем бизом станет один из сотрудников или вы наймете его со стороны.

Так как в основном при данной модели cover letter будут писать именно бизнес-менеджеры, а не фрилансеры (так как это одна из главных заманух для фрилансеров — не нужно искать работу), то, на мой взгляд, бизнес-менеджер — ключевая роль. И чтобы эффективно писать cover letter, важно в них показать клиенту свой профессионализм и, соответственно, бизнес-менеджер не обязательно должен быть слишком хорошо подкован в основной профессии агентства, но достаточно хорошо понимать ее базовую специфику. Очень важная часть знаний бизнес-менеджера — бизнес-английский и понимание, как строить общение с клиентом из того или иного региона.

Самые главные навыки бизнес-менеджера:

Знание правил, интерфейса, багов etc платформы Upwork;
Умение решать конфликтные ситуации, помогать коммуникации сотрудников с клиентами.
Знание бизнес-языка и этикета зарубежного клиента

Кто общается с клиентами?

Сами исполнители. Бизнес-менеджер только инициирует контакт(пишет cover letter). Также он приглядывает в процессе работы за коммуникацией и конфликтными ситуациями. Хотя эту работу может выполнять и другой человек в агентстве, который обладает соответствующими компетенциями. Например, если агентство продает команду с PM, то общаться с клиентами может он или лид. А основную коммуникацию проводят сами сотрудники.

Таким образом, отсутствует “узкое горлышко” при общении с клиентами, нет завязанности на бизнес-менеджеров

Когда стоит добавлять бизнес-менеджеров, админов и где их искать?

Когда не хватает вашего свободного времени. Вырастить их из сотрудников — наиболее безопасный вариант, но долгий. Бизнес-менеджеров можно нанимать со стороны.

Стоит ли основателю организовывать работу агентства и параллельно лично выполнять проекты?

Большинство владельец подобных агентств именно так и делают, так как заниматься только организационной работой для многих сложнее, чем заниматься своей профессией. Кроме того, таким образом можно разнообразить свое рабочее время. Естественно, это возможно только при большой самостоятельности всех сотрудников агентства.

В первые несколько месяцев будет гораздо больше забот. С новыми сотрудниками нужно еще сработаться.

На мой взгляд, работы “под ключ” более выгодны для агентства. Чем больший кусок работы может выполнить агентство, тем оно более привлекательно для клиентов и может заработать больше денег. Но главная проблема проектов “под ключ” — это необходимость организовывать работу сотрудников агентства. То есть команда превращается в подобие аутсорс компании, но только онлайн.

Но все же наибольшие деньги на Upwork приносит поддержка своих прошлых проектов. И в этом случае не важно, сделали ли вы для клиента полностью мобильное приложение или ваше агентство дизайнеров занималось только дизайном интерфейса.

Хорошим вариантов может быть постоянная работа: моделирование персонажей каждый месяц/неделю/etc для нового патча к онлайн-игре. Таким образом идет конвеер задач без вмешательства администрации агентства и бизнес-менеджеров.

?

При подобной модели, однозначно, лучшим вариантом станут почасовые проекты, плюсов очень много:

Исполнителям (сотрудникам) не нужно париться насчет оплаты, они просто выполняют задачи клиентов;
Владельцу не нужно постоянно контролировать сотрудников;

Нужно. Но степень контроля будет разная. Новичков приходится контролировать больше, опытных фрилансеров — меньше или вообще не надо. Проще предоставлять своим сотрудникам возможность работать с клиентами самим, а роль агентства заключается в разнообразной помощи, кооперации и поиске заказов.

Если вы хотите все контролировать, то лучше посмотреть в сторону модели оффлайн компании как агентства на Upwork.

При данной модели обычно 20-50%, а сотрудник соответственно берет 80-50%. При этом из % агентства идет оплата аккаунтов на Upwork, комиссии банковских переводов и другие расходы на организацию, которые обычно возлагаются на плечи фрилансера.

Чем агентство может быть интересно для сотрудников?

Исполнители думают только о проектах: агентство обеспечивает их заказами. Сотрудникам не нужно разбираться во всех премудростях правил/интерфейса Upwork, они работают только с малой частью платформы. Важна также возможность получить в краткие сроки опыт. Другие сотрудники агентства выступают в роли наставников, которые помогают развиваться.

Нет разницы. Для начинающих на Upwork я бы выбрал вариант эксклюзивных фрилансеров, так как при этом они могут больше сосредоточиться на работе и меньше совершать глупых ошибок из-за непонимания, что и как работает. Если фрилансер уже давно работает на Upwork и знаком со всеми нюансами, — можно принять его как неэксклюзивного фрилансера. Так у него будет больше возможностей. Негативный момент может заключаться в том, что сотрудники могут работать вне агентства и не успевать по задачам в агентстве, но это больше относится к ответственности сотрудника.

Портфолио для агентства на Upwork очень скудное, поэтому, мне кажется, сайт-портфолио для агентства обязателен. Нужно как-то показывать клиентам общий потенциал агентства как команды.

Также в западных странах даже у самых маленьких компаний есть своя страничка, и для клиентов будет странно не увидеть ее у вас.

Альтернативой сайту-портфолио может быть коллективный аккаунт или команда в профессиональных сетях. Например, Dribbble или Behance для дизайнеров.

Кто следит за заполнением профилей сотрудников?

Только сами сотрудники могут заполнять профиль, проходить тесты и пр, это в их же интересах, чтобы клиенты соглашались на их кандидатуру при cover letter от бизнес-менеджера и приглашали на интервью сами. Но при этом бизнес-менеджер или владелец агентства должны активно помогать советом и рекомендацией. В конце концов, только бизнес-менеджер может знать, какие особенности в овервью или портфолио фрилансера ему нужны, чтобы успешно подаваться на проекты.

Нужны ли команды в агентстве?

Маловероятно, что агентство с данной моделью будет иметь очень много сотрудников, которых нужно разделять по отделам.

Пример модели агентства Etcetera

Мы занимаемся разработкой дизайна как полиграфических материалов(журналы, буклеты, визитки), так и диджитал (веб и мобильные приложения).

Сколько человек?

14 человек, включая меня и 3х менеджеров

Зачем и как было создано? Откуда появились первые сотрудники?

Я пришел на oDesk, разобрался, как это все устроено и начал нарабатывать клиентскую базу. И тогда же меня укусил travel-bug. Фриланс для меня стал билетом и возможностью пожить в другом месте и посмотреть мир. Началось с ближайшей Eвропы, потом Азия. Через некоторое время мои друзья и знакомые начали спрашивать “Как? Я тоже хочу.” Я понял, что рассказать я еще не готов, а вот показать могу. Я создал агентство, сам сделал профили ребятам, начал писать заявки за них. Я бы не сказал, что это прямо сотрудники. Это как была группа друзей, так и осталась. Многие ведут такой же, как и я, “кочевой” стиль жизни.

Где сейчас ищешь новых сотрудников?

Друзья приводят друзей. Пишу посты в сообщества.

Какие навыки нужны у сотрудников? Язык, общение, продажа себя?

Умение делать что-то хорошо. 🙂 Самоорганизация. Бизнес-английский. Умение видеть задачу шире, чем описано. Понимание, как и на каком языке общаться с клиентом из определенного региона. Всему, кроме первого и второго пункта, я обычно обучаю фрилансера сам после вступления в агентство.

Как долго существует и как развивалось?

Уже примерно 4 года. Сначала было 2 человека, не считая меня. Сейчас вот больше 10.

Кто общается с клиентами?

В основном сам фрилансер. Сначала под моим чутким контролем. Вначале чуть ли не каждое длинное сообщение клиенту проходит мою ревизию. Потом под контролем бизнес-менеджера. Там уже больше просто рекомендации или обсуждения каких-то моментов. Потом вообще сам по себе, когда видно, что фрилансер и клиент нашли общий язык и все идет отлично.

Если это случай, когда клиент берет команду на проект, тогда основную коммуникацию ведет тот, у кого лучше поставлена коммуникация, но и остальные тоже общаются с клиентом по мере надобности. Бывают случаи, когда мне пишут как владельцу агентства с запросом дать ему команду. Тогда первоначальную коммуникацию веду я. Бизнес-менеджер пишет клиенту, если тот, кому пришло интервью занят, а можно предложить другого фрилансера.

Как произошел переход старых клиентов от одного фрилансера к агентству?

Клиенты у нас достаточно часто мигрируют от одного фрилансера к другому.

Первый случай — это когда рейт у фрилансера уже вырос и ему не выгодно больше работать по старому рейту, а клиент не хочет повышать рейт. Тогда мы предлагаем кого-то менее раскрученного и гарантируем преемственность опыта и непрерывный флоу.

Второй случай — это когда клиент хочет что-то такое, что не делает конкретный фрилансер. Например, клиент хочет веб после разработки фирменного стиля. Тогда мы предлагаем ему на выбор тех ребят, которые могут сделать то, что ему нужно.

Отличается ли поиск заказов от лица фрилансера и от лица агентства?

И да и нет. Сейчас мы почти не пишем заявки — приглашений на интервью приходит достаточно много. Но когда писали, много выбирали перспективные долгосрочные проекты, куда можно предложить более чем одного человека в будущем.

Роль бизнес-менеджера в агентстве? Разбирается ли бизнес-менеджер в особенностях выполнения работы?

У нас у каждого бизнес-менеджера есть несколько своих “подшефных” фрилансеров. Я формирую эти связки сам по многим факторам, начиная от одинакового графика присутствия в сети и заканчивая психологической совместимостью.

Первая задача бизнес-менеджера — это поиск-выбор работы. Он пишет заявки, анализирует пришедшие приглашения на интервью, пишет клиенту, если есть другая кандидатура.

Вторая задача — помогать в коммуникации. Он мониторит переписку по проектам его фрилансеров и консультирует, как вести коммуникацию. Помогает фрилансерам написать, задать правильно вопросы, правильно ответить.. На начальном этапе проекта помогает найти общий язык с клиентом. Зачастую это просто такой свежий взгляд со стороны с рекомендациями.

Кроме того, бизнес-менеджер развивает профили своих фрилансеров, помогает оптимизировать и обновлять профиль, поднимает рейт.

Не скажу, что менеджер прямо разбирается в подробностях того, как выполняется или будет выполняться работа. Менеджер знает, скорее, какие-то общие штуки, на основе которых он выделяет те работы, которые могут быть выполнены фрилансером. Задача менеджера — помогать в правильной коммуникации, которая составляет более чем 50% успеха, а особенности всегда проще спросить у конкретного фрилансера. Потом формируется какая-то база этих особенностей, которую мы храним в evernote.

Есть ли финансовые менеджеры?

Как роль выдана всем бизнес менеджерам, чтобы они видели фин статистику. Но фактически роль финансового менеджера выполняю я сам.

Если ли администраторы?

Нет

Чем занимается основатель в данный момент?

Много времени у меня уходит на обучение новичков. После приема в агентство от месяца до трех я обучаю фрилансера быть фрилансером 🙂 В частности это еще и испытательный срок. Я помогаю правильно оформить профиль и сделать портфолио. Я учу азам бизнес этикета и вежливому английскому. У меня собраны видео и статьи, которые помогут сформировать правильный, с моей точки зрения, майнд сет, который будет залогом успешности и поможет влиться в команду. Примерно один из 5 успешно проходит этот период и я его передаю бизнес-менеджеру.

Я консультирую бизнес-менеджеров и фрилансеров в сложных моментах, придумываем стратегии работы с клиентом или обсуждаем административные моменты.

Я слежу за тем, как развивается Upwork, какие есть нововведения, и как на них реагировать. Также я слежу за развитием каждого фрилансера, будь-то бизнес-менеджер или дизайнер. Предлагаю курсы для обучения, подкидываю идеи и статьи. Я занимаюсь перераспределением денег, пришедших на счет агентства.

Кроме того, я участвую в интересных мне проектах, где я обычно PM или UX дизайнер. Но все реже и реже.

Стало ли меньше рабочих часов у основателя?

Ну вот сложно сказать однозначно. Определенно можно сказать, что “рабочих” часов стало меньше. Но появилось много “организационных” часов. Большую часть организационной коммуникации можно вести с телефона или созвоном в скайпе, так что это позволяет мне чувствовать себя свободным в какой-то мере.

Когда нужно повышать ставку сотрудникам?

За регулированием рейта фрилансеру следит его бизнес-менеджер. Обычно мы поднимаем рейт на 1-2$, как только есть 1-2 закрытых контракта с 5 звездами по текущему рейту. Но также на это может влиять поток приглашений на интервью или его отсутствие, и еще многие факторы.

Стало ли больше заработка у основателя?

Да. Но не прямо кардинально в разы. Я больше выиграл в свободе передвижения. То есть мне не надо постоянно бегать с ноутбуком под мышкой. И скажем те же 4-5 рабочих часов в день теперь делятся на 1-2 часа на рабочем месте с ноутбуком и 3 разделенные по 10-15 минут с какими-то консультационными моментами. Это позволяет мне как бы не замечать их, хотя я понимаю, что это самообман.

Проекты “под ключ” или работа с более узкой специализацией?

Под ключ мы делаем только что-то типа сайта-визитки. Все остальное — узкая специализация или просто какой-то кусок проекта. У меня очень сложно с разработчиками, у них другой стиль мышления, И я не нашел пока тех разработчиков которые могут гарантировать нужное отношение и качество. И поэтому “под ключ” у меня просто нет ресурсов. Но у меня партнерские отношения с несколькими агентствами разработчиков, мы, бывает, делаем проекты вместе.

Fixed-price или hourly?

Я больше люблю почасово. Это более честно и для клиента и для фрилансера. Все видят что сколько стоит и почему. Но некоторые фрилансеры, которые “неравномерно работают” любят работать Fix-price.

Нужно ли контролировать сотрудников?

Ну идеальный случай, когда ничего контролировать не надо — все само по себе происходит. Но конечно же так сразу не бывает. Ребята, которые работают со мной с самого начала уже не требуют по факту никакого контроля. Когда им что-то нужно, они приходят к бизнес-менеджеру или ко мне. Те, кто только начинают, требуют очень много контроля, цена ошибки достаточно велика и проще ее не допустить, чем выкарабкиваться потом из проблем.

Сколько % агентство забирает себе?

30% Я когда-то прикинул, что для того, чтобы обеспечить бесперебойный поток заказов — поиск, написание заявок, первичная коммуникация, надо примерно треть времени заниматься вот этим всем. И решил, что это будет правильно и честно.

Чем интересно агенство для сотрудников? Боишься ли ты, что сотрудники, “прокачав” профиль, уйдут от тебя?

Я даю достаточно мощное стартовое обучение. Бизнес-менеджеры “подставляют плечо”, экономя время на первичную коммуникации, и являются тем самым человеком, с которым хочется посоветоваться. Я строю стратегию развития для получения осмысленного дохода с Upwork в кратчайшие сроки.

Можно было бы сказать, что через полгода-год можно было уйти и жить счастливо с прокачанным профилем. Но таких случаев не было пока. Уходили в офис — было. Расходились, потому что не сработались — было. Я очень тщательно подбираю людей в команду. Много отсеивается еще на начальном этапе. А остаются те, кому правда здорово будет работать вместе.

Эксклюзивные или неэксклюзивные сотрудники?

Upwork стал сложный. Раньше я брал неэксклюзивных фрилансеров. Сейчас у меня практически все эксклюзивные. Новичку с пустым профилем и непониманием как-что делать на Upwork выгодней стартовать эксклюзивным. В частности потому, что меньше возможностей сделать что-то стремное, ну а так же получить бейджи и JSS, которые имеет агенство.

Какой рейт у сотрудников и отличается ли он от среднего рейта по нише дизайна на Upwork?

У начинающих $18-20/h, потом в зависимости от специализации растет до ˙$25-30/h. Наверное, можно было бы сказать, что он близок или чуть выше среднего по нише.

Кто “торгуется” с клиентом, назначая почасовую ставку на проект?

У нас всю коммуникацию, как я уже говорил, ведет сам фрилансер. Но торги обычно ведутся под чутким контролем бизнес менеджера. У нас уже есть более-менее стандартные решения, как и где можно “упасть” в цене. Или где сделать тестовое, а потом пойти с нормальным рейтом.

Если я формирую команду под клиента, то я со старта обсуждаю рейты и как они потом будут расти.

Сотрудники работают только на одном проекте?

В среднем где-то на 3х одновременно и еще пара в процессе переговоров.

Профиль агентства, портфолио, сайт, etc.

Как организован процесс работы команды онлайн?

Исторически сложилось, что основная часть — это групповые Skype чаты и база в evernote. Внутри каждого проекта есть свои Slack, Trelo, Basecamp или что там удобно клиенту.

Есть ли команды внутри агентства?

Я хотел сделать, но, к сожалению, очень сложно перемещать фрилансера между командами. Так что в данный момент это сложно реализуемые планы, не больше.

Работать с фрилансерами - сложнее, чем работать с обычными офисными сотрудниками. Это факт.Но можно, причем довольно успешно, если выработать некоторую систему.
Диктатура. Забудьте о ней. Полностью. Иначе ничего не выйдет при работе с фрилансерами на постоянной основе.
Оплата труда. Фрилансер всегда должен знать, что чтобы не случилось, как бы проект не повернулся - его работа должна быть оплачена. Поэтому с клиентами мы всегда работаем по предоплате или через сервисы безопасных сделок (аналог escrow на зарубежных биржах). Фрилансеры же получают оплату по факту окончания работ
Не набирайте в команду звезд на начальных этапах становления. Вам не нужны звезды с завышенным самомнением. Нужны люди, которые умеют делать свою работу хорошо, качественно и в сроки. Точно также не стоит брать фрилансеров, работы которых сделаны тяп-ляп
Сроки выполнения. Фрилансер должен знать четкие правила сотрудничества. Соблюдение сроков - оплот моего сотрудничества с фрилансерами. Давайте фрилансеру самому назвать срок, нужный ему для реализации задания. Не диктуйте сроки сами.
Стра***те себя. Несмотря на то, что у нас работают только люди, умеющие соблюдать сроки, всегда могут быть задержки или какие-то форс-мажоры. На этот случай я всегда беру запас времени в 30% от названного фрилансером. Иногда это очень выручает. Сделали раньше? Клиент это оценит намного больше, чем если изначальный срок просрочат на 30%
Общение. Будьте всегда приветливы, помогайте им в работе, демонстрируйте свою заинтересованность (это должно быть искренне, а не фальш) в успешном завершении заказа
Профессиональный рост. Один из главных вопросов, который я выясняю, когда беру кого-то в команду - готов и желает ли человек расти в своих навыках. Это гарантирует наличие интереса к новым и не стандартным проектам
Поток проектов. Он должен быть достаточно плотным, чтобы фрилансер не сидел без дела. Естественно при этом он может работать с другими заказчиками. Но как показывает практика - скорее всего не будет, если его будет все устраивать в текущем положении дел
Микроклимат. Крайне важно создать и поддерживать безконфликтные отношения между участниками команды. Это дается тяжело.
Вообще говоря, задача создания и управления командой очень тесно пересекается с понятием психологии человека, поэтому крайне важно стараться понять человека, с которым сотрудничаете, вникнуть в то, что для него важно и сделать так, чтобы все стороны в итоге оказывались в выигрыше.
Если вы научитесь этому искусству - вас непременно ждет успех в создании любого боевого коллектива, способного на решение любых задач из их области.